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Concessionária Toyota adota PABX IP para otimizar atendimento aos clientes e reduzir gastos com ligações

Mesmo com pouco tempo de atuação no mercado - cerca de dois anos, a Kawaii Veículos, concessionária Toyota localizada Belo Horizonte (MG), está entre as oito maiores distribuidoras da montadora no Brasil em vendas, e entre as duas melhores em atendimento ao cliente. O desempenho se deve aos investimentos que a empresa tem feito, desde sua fundação, em novas ferramentas de apoio ao negócio, entre elas o Planetfone, solução de telefonia via internet (IP).

Logo quando iniciou suas atividades, a Kawaii decidiu investir no Planetfone para criar uma facilidade de comunicação com clientes, colaboradores e fornecedores, além de reduzir os custos com telefonia. “Compensava muito mais comprar o Planetfone do que investir em um PABX comum” conta Alessandro da Mata Santos, analista de TI, da Kawaii Veículos, ressaltando que uma das principais vantagens do produto é essa – substituir um PABX convencional, apresentando mais funcionalidades a um custo atrativo.

O Planetfone é usado em todos os setores da empresa. Segundo Santos, a assistência técnica foi a área mais beneficiada. Por meio do recurso URA (Unidade de Resposta Audível), embutido no Planetfone, em poucos segundos, o cliente consegue agendar uma revisão na assistência técnica, seguindo os passos de uma gravação eletrônica. “Com isso, otimizamos a comunicação com os clientes, pois o processo de agendamento fica muito mais rápido”, diz.

A URA permite a criação de aplicações sofisticadas de atendimento aos clientes. Atende a chamada telefônica, informa as diferentes opções de consulta para o usuário, solicita dados que podem ser discados no telefone e, em pouco tempo, busca informações em um banco de dados e responde a consulta solicitada.

Além de marcar revisões, quando o cliente liga para o PABX da Kawaii pode automaticamente escolher entre as opções vendas, Banco Toyota (financiamento), ou ainda sugestão / reclamação – recurso que vem sendo utilizado para melhorar o relacionamento com os clientes. “Essa opção tem sido muito útil para que conheçamos melhor às necessidades do nosso público-alvo. Caso seja constatada uma reclamação, o sistema automaticamente envia uma mensagem para nossa caixa postal com um link do áudio da gravação. Assim, antes de dar uma posição para o cliente, ganhamos tempo para nos preparar e saber o que realmente ocorreu”.

Outra funcionalidade do Planetfone vem trazendo benefícios para a Kawaii - o Tarifador, que realiza um controle apurado dos gastos com ligações telefônicas por ramal. “Ao usar o tarifador podemos gerenciar todas as ligações realizadas dentro da empresa. Ou seja, é possível controlar o quanto gastamos em DDI, DDD ou ligações para celulares. Assim, conseguimos traçar uma maior disciplina dos nossos funcionários e reduzir nossos custos”, comemora.

Até o final deste ano, a empresa planeja ampliar o uso das funcionalidades da URA, direcionando as ligações realizadas em datas em que a concessionária não funciona, como domingos e feriados, para um funcionário que esteja de plantão. “Com isso, vamos oferecer um atendimento ágil e diferenciado, 24h por dia, sete dias da semana”, finaliza Alessandro da Mata Santos.